Was ist zu beachten wenn man Trello.com und Google drive nutzt?

Man kann als Verein oder Unternehmen natürlich Google Apps verwenden. Leider gibt es den kostenlosen NGO Plan nur in den USA. Als Firma läppern sich die Kosten für Google Apps auch mit der Zeit zusammen. Aus diesem Grund nutzen wir im Fall unseres Vereins folgende Struktur:

1. Website Hosting bei Easyname
2. Weiterleitung der MX E-Mail records zu All-Inkl, weil Postboxen hier einfacher managebar sind
3. Trello mit dem kostenlosen Plan
4. Google drive mit dem kostenlosen Plan

Systeme sauber und transparent verbinden

Vorbereitung

Domain und Webspace bei Easyname einrichten
MX Records auf den Host bei All-inkl zeigen lassen
Testweise mit diesem Setting eine E-Mailadresse anlegen
Bei Trello einen Account anlegen: Achtung: Viele User sind bei Trello noch nicht vergeben, wenn man aber die erste activation E-Mail nicht korrekt aktiviert kann es schnell passieren dass man sich selbst den gewünschten Usernamen (VornameNachname) blockiert.

1. Gemeinsame E-Mail adressen für eine saubere Struktur

• Am besten User auf einer Domain, über die selben Postfächer anmelden
• Die Adressen müssen keine Postfächer sein, Weiterleitungen reichen aus
• Dadurch kann man als Administration zu jedem Zeitpunkt alles sauber organsieren

2. Trello und Google drive mit den selben Daten anlegen

• Komplizierte Passwörter nutzen (Beispiel: Sätze)
• Aus diesem Grund dann besser immer eingeloggt bleiben
• Mobile Apps, speziell von Trello installieren, da Trello erst mit den Notifications stark wird

3. Aufgaben in Trello strukturieren

• Aufgaben: Eine Aufgabe ist eine abgrenzbare Arbeit mit einer klarer "Definition of Done" (DOD)
  • Beispiel: eine Domain registrieren oder WordPress installieren
  • Eine Arbeite sollte eine Karte sein
  • Eine Ideale größe ist 1 Std bis  - 1 Tag pro Karte.
    • Damit ein "Fluss" und kein "Stau" entsteht.
  • Checklisten nutzen: Zwischen 0 und 1 Stunde sollten alle Punkte als Checkliste notiert werden
    • Nur mit Checklisten schafft man eine hohe Ergebnisqualität im Team
• Aufgaben haben immer den Status: Todo, Doing, Done
  • Alle Aufgaben starten im Status "Todo"
  • Es sollten nie mehr Aufgaben als in 1 Woche schaffbar in "Todo" sein
    • Wenn mehr Aufgaben existieren, diese an anderer Stelle lagern
  • Immer die Aufgaben nach wichtigkeit sortieren
• Bei Bedarf: ein zusätzlicher Status "to Check"
  • für Aufgaben die eine Rücksprache oder Kontrolle benötigen

Wenn man im Team arbeitet gibt es einige Punkte die speziell wichtig sind:

• Immer alle Aufgaben in Trello notieren
• Nur so wird auch alles gemacht
• Nur so hat jeder immer die Übersicht
• Aufgaben müssen sauber und "sprechend" formuliert werden
• Jede Arbeit muss im System aufgezeichnet werden
• Output immer in Google Drive, sauber und chronologisch sortiert ablegen

4. Regelmäßig Aufgaben durchgehen (täglich oder wöchentlich)

• Täglich, vor dem Start der Arbeit die Aufgaben (Doing, Todo) durchprüfen und nach Wichtigkeit sortieren (3-5 Minuten)
• Wöchentlich Planen: Alle Aufgaben in Todo, Doing, Done durchgehen

5. Dokumentation in Google Drive

• Pro Aufgabe ein Dokument erstellen
  • jeweils mit Aufgabenstellung
  • Ergebnis im selben Google Drive Dokument loggen
  • Files bei Bedarf in einen verlinkten Unterordner
• Freigaben prüfen und bei bedarf erteilen
• Kollaboratives Schreiben mit Google drive nutzen
  • Kommentare
  • Change-Tracking und Revisionen
  • Status Feedback in Trello geben